Ik werk in de zorg en de keren dat ik naar een congres mocht zijn op een hand te tellen. Hoewel er in deze sector veel georganiseerd wordt qua congressen is het bij de werkgever natuurlijk altijd puzzelen qua financiën. En natuurlijk moeten deze leerzame, leuke en dus zeer gewilde uitjes ook eerlijk verdeeld worden. Ik vind het geweldig als ik naar een congres mag. Niet alleen om de leuke workshops die ik daar kan volgen, maar ook omdat ik altijd benieuwd ben op welke congreslocatie ik dit keer weer terecht komt. Geloof het of niet, maar ik denk oprecht dat de congreslocatie heel bepalend is voor wat mensen van het congres vinden. Je kunt inhoudelijk nog zo’n goed congres hebben, als je in een armoedig gebouw zit is dat het eerste wat je zult horen over het congres.
Congreslocatie: de eisen
Zelf heb ik altijd wel een paar eisen die de congreslocatie maken of breken. De bereikbaarheid staat echt bovenaan. De congreslocatie moet makkelijk te bereiken zijn met de auto en met het openbaar vervoer. En parkeren is dan natuurlijk wel gratis want zo’n congres kost vaak al aardig wat. De ruimtes moeten aangenaam zijn. Licht en warm en ook mooi aangekleed. De stoelen moeten comfortabel zijn en er moet genoeg ruimte zijn voor alle mensen die er komen. Klinkt logisch toch? Maar ik heb helaas ook wel eens anders meegemaakt. Je moest dan lang staan bij bepaalde lezingen omdat er geen stoelen meer waren. Of de ruimtes waren te warm of te koud. Of er waren niet genoeg toiletten. Klein detail, maar wel belangrijk! Natuurlijk is de catering het spreekwoordelijke puntje op de i. Na een lange ochtend vol lezingen en workshops verheug je je op de lunch. Dat is een tijd om bij te kletsen en nieuwe contacten te leggen. Als dat kan met een heerlijk kopje soep, lekker belegde broodjes en een heerlijke snack dan is dat ideaal. Het spreekt vanzelf dat er de hele dag door genoeg koffie, thee en water moet zijn.
Kiezen tussen aanbieders
Er zijn talloze aanbieders van congreslocaties. Belangrijk is dat je een locatie kiest die bij het imago en de sfeer van jouw bedrijf passen. Dat is soms nog echt even zoeken. Dat doe je natuurlijk gewoon op internet. De meeste aanbieders geven via hun website een mooie impressie van hun congreslocatie. Het geeft je de mogelijkheid locaties te vergelijken en zo te kiezen. Heb je een paar keuzes gemaakt dan kun je aanbieders gaan bellen en op één of twee locaties gaan kijken. Voldoen ze aan jouw eisen? Hoe dan ook: de zoektocht begint online.